7 lưu ý khi sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử

Kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử giúp doanh nghiệp giảm bớt việc xử lý hồ sơ giấy. Bộ phận nhân sự hoặc kế toán có thể lập, ký và gửi hồ sơ trực tuyến đến cơ quan BHXH. Nhưng nếu thông tin kê khai không chính xác hoặc chữ ký số gặp lỗi, hồ sơ vẫn có thể phải bổ sung, làm kéo dài thời gian giải quyết.

Kê khai BHXH điện tử được thực hiện như thế nào?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức kê khai BHXH điện tử sau:

• Giao dịch trực tiếp với cơ quan BHXH: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản và thực hiện các thủ tục trên hệ thống giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam.
• Giao dịch thông qua tổ chức I-VAN: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm của đơn vị cung cấp dịch vụ để lập, ký, gửi hồ sơ và theo dõi kết quả xử lý.

Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn và các thủ tục đang áp dụng tại Cổng Dịch vụ công Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Cần chuẩn bị gì trước khi kê khai BHXH?

Trước khi kê khai BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin đơn vị, người lao động, tài khoản giao dịch và chữ ký số.

Thông tin doanh nghiệp

Kiểm tra mã đơn vị BHXH, mã số thuế, tên doanh nghiệp và các thông tin đăng ký liên quan. Nếu có thay đổi về tên, địa chỉ hoặc thông tin liên hệ, cần kiểm tra dữ liệu trên hệ thống đã được cập nhật hay chưa.

Thông tin người lao động

Chuẩn bị danh sách người lao động cùng các thông tin như họ tên, mã số BHXH và ngày sinh. Với thủ tục báo tăng, báo giảm hoặc điều chỉnh mức đóng, cần đối chiếu thêm thời điểm phát sinh, thông tin hợp đồng lao động và tiền lương làm căn cứ đóng BHXH khi được yêu cầu.

Tài khoản và chữ ký số

Kiểm tra quyền truy cập phần mềm và hiệu lực của chứng thư chữ ký số trước khi lập hồ sơ.

Ngoài USB Token, doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức ký số khác nếu phần mềm kê khai BHXH hỗ trợ.

Bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết chữ ký số là gì và doanh nghiệp nào cần sử dụng.

7 lưu ý khi sử dụng phần mềm kê khai BHXH

Trong quá trình kê khai BHXH, người phụ trách cần lưu ý 7 vấn đề dưới đây để hạn chế sai sót khi lập và gửi hồ sơ.

Chọn đúng nghiệp vụ kê khai BHXH

Trước khi lập hồ sơ trên phần mềm, cần xác định đúng thủ tục theo trường hợp thực tế. Chẳng hạn, khi nhân viên nghỉ việc, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện thủ tục báo giảm lao động. Nếu chọn nhầm, hồ sơ có thể phải lập lại dù thông tin đã nhập đầy đủ.

Kiểm tra kỳ kê khai và thời điểm phát sinh

Thời điểm phát sinh thay đổi có thể khác với ngày lập hồ sơ BHXH trên phần mềm

Với trường hợp điều chỉnh mức đóng BHXH, cần đối chiếu thời điểm áp dụng mức đóng mới với hồ sơ nhân sự và thông tin tiền lương. Không nên lấy ngày lập hồ sơ làm thời điểm có hiệu lực nếu thay đổi đã phát sinh từ trước.

Đối chiếu thông tin người lao động

Họ tên, mã số BHXH, ngày sinh và các thông tin liên quan phải thống nhất với hồ sơ của người lao động. Nếu chưa chắc chắn về mã số BHXH, có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam trước khi kê khai.

Người lao động từng tham gia BHXH tại đơn vị khác cần tiếp tục sử dụng mã số đã được cấp. Nếu phần mềm đang lưu thông tin cũ, nên kiểm tra và cập nhật thay vì tạo thêm hồ sơ người lao động trùng lặp.

Kiểm tra hồ sơ và chữ ký số trước khi gửi

Trước khi ký hồ sơ, cần xem lại biểu mẫu đã chọn, các chỉ tiêu kê khai và tài liệu đính kèm theo yêu cầu của thủ tục. Nếu kê khai cho nhiều lao động cùng lúc, nên đối chiếu danh sách trên biểu mẫu với danh sách nhân sự thực tế.

Chữ ký số cũng cần được kiểm tra trước khi gửi, nhất là khi doanh nghiệp vừa gia hạn chứng thư hoặc thay đổi thiết bị ký. Nếu chứng thư mới chưa được hệ thống nhận diện, cần xử lý trước khi thực hiện ký hồ sơ.

Theo dõi kết quả sau khi gửi hồ sơ

Phần mềm thông báo gửi hồ sơ thành công không có nghĩa là cơ quan BHXH đã giải quyết xong thủ tục. Người phụ trách cần kiểm tra thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý để biết hồ sơ đã hoàn tất hay cần bổ sung.

Nếu sử dụng Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, có thể đăng nhập, vào mục Tra cứu hồ sơ, chọn Tình hình xử lý hồ sơ và nhập mã hồ sơ để kiểm tra. Với phần mềm I-VAN, cách tra cứu sẽ phụ thuộc vào giao diện của nhà cung cấp.

Lưu trữ hồ sơ và lịch sử giao dịch

Sau mỗi lần kê khai, nên lưu mã hồ sơ, ngày gửi, thông báo tiếp nhận, kết quả xử lý và tài liệu liên quan. Nếu hồ sơ từng được bổ sung hoặc điều chỉnh, cần lưu cả bản ban đầu và bản cập nhật, kèm thông báo phản hồi để biết nội dung nào đã thay đổi.

Cập nhật phần mềm và hướng dẫn kê khai BHXH

Khi cơ quan BHXH thay đổi biểu mẫu hoặc hướng dẫn thực hiện thủ tục, cần kiểm tra thông báo cập nhật trước khi lập hồ sơ mới. Việc sử dụng lại biểu mẫu cũ có thể khiến hồ sơ thiếu thông tin theo yêu cầu đang áp dụng.

Với phần mềm I-VAN, nên kiểm tra phiên bản và thông báo từ nhà cung cấp, đặc biệt khi hệ thống vừa cập nhật chức năng hoặc biểu mẫu kê khai.

Cách xử lý khi hồ sơ BHXH điện tử gặp lỗi

Khi kê khai BHXH gặp lỗi, cần xác định lỗi xảy ra lúc nhập thông tin, ký số hay sau khi gửi hồ sơ. Từ đó có thể kiểm tra theo từng trường hợp dưới đây.

Phần mềm báo lỗi thông tin người lao động

Nếu phần mềm báo sai mã số BHXH hoặc thông tin cá nhân không khớp, hãy kiểm tra lại dữ liệu đã nhập. Mã số BHXH có thể được đối chiếu trên cổng tra cứu của BHXH Việt Nam.

Trường hợp phát hiện thông tin kê khai sai, chỉnh sửa dữ liệu theo hồ sơ chính xác. Nếu thông tin trên hệ thống BHXH chưa thống nhất với giấy tờ của người lao động, cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin theo hướng dẫn của cơ quan BHXH, thay vì tự sửa dữ liệu cho khớp thông báo lỗi.

Không thể ký điện tử

Khi phần mềm không thực hiện được bước ký số, có thể kiểm tra lần lượt:

• Chứng thư chữ ký số còn hiệu lực hay đã hết hạn.

• USB Token đã được máy tính nhận diện chưa, nếu sử dụng hình thức ký này.

• Phần mềm hoặc tiện ích ký số cần thiết đã được cài đặt và hoạt động chưa.

• Thông tin trên chứng thư chữ ký số có khớp với thông tin đơn vị đăng ký giao dịch điện tử hay không.

Nếu vẫn không ký được, hãy ghi lại thông báo lỗi để kiểm tra. Một số trường hợp có thể do chứng thư chữ ký số hoặc phương thức ký chưa được hệ thống hỗ trợ.

Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung

Mở thông báo phản hồi để xác định cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung thông tin hay tài liệu nào.

Nếu thiếu giấy tờ, bổ sung đúng thành phần được yêu cầu. Nếu sai thông tin kê khai, chỉnh sửa theo nội dung phản hồi và thực hiện gửi lại theo quy trình của hệ thống.

Trước khi tạo hồ sơ mới, cần kiểm tra trạng thái hồ sơ đã gửi để tránh phát sinh nhiều hồ sơ cho cùng một thủ tục.

Chưa nhận được kết quả xử lý

Tra cứu mã hồ sơ trên hệ thống đã sử dụng để gửi. Nếu không thấy thông tin tiếp nhận, kiểm tra lại lịch sử gửi và các thông báo để xác định hồ sơ đã được chuyển đến cơ quan BHXH hay chưa.

Nếu hồ sơ đã được tiếp nhận, đối chiếu ngày tiếp nhận với thời hạn giải quyết của thủ tục. Khi quá thời hạn mà chưa có kết quả, sử dụng mã hồ sơ và thông tin tiếp nhận để đề nghị cơ quan BHXH kiểm tra tiến độ.

VIN-BHXH hỗ trợ kê khai BHXH điện tử

VIN-BHXH là phần mềm giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử do VISNAM cung cấp, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT và BHTN.

Phần mềm hỗ trợ bộ phận nhân sự, kế toán lập và gửi hồ sơ điện tử, quản lý thông tin người lao động và theo dõi kết quả xử lý. Các thủ tục như báo tăng, báo giảm lao động hoặc điều chỉnh thông tin tham gia có thể được thực hiện trên cùng hệ thống.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm phần mềm BHXH điện tử VIN-BHXH để xem các chức năng và dịch vụ đang được cung cấp.

Lời kết

Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi gửi và theo dõi kết quả xử lý sẽ giúp doanh nghiệp sớm phát hiện sai sót, tránh mất thêm thời gian bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ BHXH.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu phần mềm kê khai BHXH hoặc cần hỗ trợ sử dụng VIN-BHXH, liên hệ VISNAM để được tư vấn.